данные об одном конкретном экземпляре сущности -  предмете, человеке или событии. Запись это одна строка в таблице реляционной БД. Запись состоит из полей.

Пример. Сущность “СОТРУДНИК”, экземпляр сущности ‑ данные об Иванове И. Одна строка в таблице “СОТРУДНИКИ” .